Fotokopiranje privatne dokumentacije zaposlenika od strane poslodavca


Fotokopiranje privatne dokumentacije zaposlenika od strane poslodavca


Ovoj Agenciji od strane Ministarstva uprave na nadležno postupanje ustupljen je predmet koji se odnosi na obraćanje  B. I. iz Z. Sindikatu državnih i lokalnih službenika i namještenika RH zbog povrede privatnosti od strane poslodavca (dalje u tekstu: voditelj zbirke osobnih podataka) kopiranjem njegove privatne dokumentacije.

S time u vezi ova Agencija provela je nadzorni postupak kod voditelja zbirke osobnih podataka, o čemu je sastavljen Zapisnik, Klasa:..., Ur.broj:... od 06.04.2017. godine.

Tijekom provedenog nadzornog postupka predstavnici voditelja zbirke osobnih podataka izjavili su da se B.I. od 10.11. 2016. godine nalazi na bolovanju, ali je konstantno dolazio na radno mjesto navodeći kako su mu potrebni njegovi privatni dokumenti i ostala dokumentacija. Zbog učestalosti dolazaka B.I. na radno mjesto, voditelj zbirke osobnih podatka zatražio je kontrolu bolovanja. 

Nadalje je pojašnjeno da je i nakon usmenog upozorenja B.I. ponovno dolazio na radno mjesto te je jednom prilikom izjavio da mu nedostaje neka dokumentacija, zbog koje izjave su se djelatnici voditelja zbirke osobnih podataka osjećali prozvanima za nestanak dokumenata.
Budući da je B.I. ponovno 08.12.2016. godine došao na svoje radno mjesto i rekao da treba uzeti/ponijeti sa sobom određenu dokumentaciju, a s obzirom na sve naprijed navedeno, voditelj zbirke osobnih podataka izjavio je kako je odlučeno da se napravi fotokopija dokumentacije koju B.I. želi ponijeti sa sobom. Stoga je primjerak dokumentacije fotokopiran (bez pregleda/izrade popisa sadržaja dokumentacije) a također je sastavljen Zapisnik koji je potpisan od strane prisutnih djelatnika voditelja zbirke osobnih podataka i B.I.. Preslika dokumentacije stavljena je u fascikl koji je spremljen i zaključan u pretinac ormara koji se zaključava.

Voditelj zbirke osobnih podataka tijekom provedbe nadzora od strane ove Agencije posebno je istaknuo kako nije izvršen uvid u fotokopiranu dokumentaciju, nije izrađen popis dokumentacije a nema niti saznanja koja fotokopirana dokumentacija je stavljena u fascikl te pohranjena/pospremljena i zaključana u pretinac ormara.

Za potrebe nadzornog postupka voditelj zbirke osobnih podataka predao je fascikl sa spornom dokumentacijom te je napravljena fotokopija dokumentacije, slijedom čega je utvrđeno da se radi o privatnoj dokumentaciji  B.I. (brojevi privatnih bankovnih računa, privatni telefonski računi s izlistom telefonskih brojeva, dokumentacija o legalizaciji privatne kuće, stranice studentskog indexa).   

Imajući u vidu sve gore navedeno, ova Agencija temeljem članka 33. stavka 1. podstavka 7. Zakona o zaštiti osobnih podataka (Narodne novine, br. 106/12. – pročišćeni tekst) daje sljedeću preporuku za unaprjeđenje zaštite osobnih podataka:

Uvodno ističemo da je osobni podatak svaka informacija koja se odnosi na identificiranu fizičku osobu ili fizičku osobu koja se može identificirati (članak 2. stavak 1. točka 1. citiranog Zakona). 

Obrada osobnih podataka je svaka radnja ili skup radnji izvršenih na osobnim podacima, bilo automatskim sredstvima ili ne, kao što je prikupljanje, snimanje, organiziranje, spremanje, prilagodba ili izmjena, povlačenje, uvid, korištenje, otkrivanje putem prijenosa, objavljivanje ili na drugi način učinjenih dostupnim, svrstavanje ili kombiniranje, blokiranje, brisanje ili uništavanje, te provedba logičkih, matematičkih i drugih operacija s tim podacima (članak 2. stavak 1. točka 2. citiranog Zakona).        

Osobni podaci sukladno članku 6. citiranog Zakona moraju se obrađivati pošteno i zakonito, što znači da je za njihovu obradu potreban pravni temelj i zakonita svrha. Osobni podaci mogu se prikupljati u svrhu s kojom je ispitanik upoznat, koja je izričito navedena i u skladu sa zakonom i mogu se dalje obrađivati samo u svrhu u koju su prikupljeni, odnosno u svrhu koja je podudarna sa svrhom prikupljanja. 

Pravni temelj za obradu osobnih podataka propisan je u članku 7. citiranog Zakona, sukladno kojem se osobni podaci smiju prikupljati i dalje obrađivati isključivo uz privolu ispitanika samo u svrhu za koju je ispitanik dao privolu, u slučajevima određenim zakonom ili u drugim slučajevima navedenima u predmetnom članku.

Nadalje, sukladno članku 18. citiranog Zakona osobni podaci u zbirkama osobnih podataka moraju biti odgovarajuće zaštićeni od slučajne ili namjerne zlouporabe, uništenja, gubitka, neovlaštenih promjena ili dostupa. Voditelj zbirke osobnih podataka dužan je poduzeti tehničke, kadrovske i organizacijske mjere zaštite osobnih podataka koje su potrebne da bi se osobni podaci zaštitili od zlouporaba te utvrditi obvezu osoba koje su zaposlene u obradi podataka na potpisivanje izjave o povjerljivosti. 

S obzirom da je u konkretnom slučaju utvrđeno da se radi o preslici/fotokopiji privatne dokumentacije B.I., navodimo kako ne nalazimo zakonitu osnovu za disponiranje takvim podacima od strane poslodavca.

Iako je B.I. u formalnom smislu dao privolu za fotokopiranje sporne dokumentacije (što se dade razabrati iz gore navedenog Zapisnika koji je pribavljen tijekom provedbe nadzora od strane ove Agencije) u ovom slučaju nije ispunjen uvjet za zakonitu obradu  osobnih podataka budući se, uzimajući u obzir konkretnu situaciju, može zaključiti kako privola nije dana kao slobodno i izričito očitovanje volje B.I., već je na određeni način davanje iste nametnuto od strane voditelja zbirke osobnih podataka (poslodavca) imajući u vidu da je poslodavac u povlaštenom položaju u odnosu na radnika kao „jača“ ugovorna strana.  

Poslodavac u ovom slučaju nije postupao savjesno, odgovorno i sa dužnom pažnjom, odnosno nije se rukovodio načelom povjerljivosti osobnih podataka s obzirom na narav osobnih podataka koji su bili obrađivani.

Osim toga, poslodavac kao voditelj zbirke osobnih podataka nije postupao sukladno članku 18. Zakona o zaštiti osobnih podataka (nije poduzeo odgovarajuće mjere zaštite osobnih podataka) budući da je fascikl sa fotokopiranom privatnom dokumentacijom (bez obzira što je zaključan u ormaru) mogao biti dostupan većem broju zaposlenika, a time i iznesen iz službenih prostorija voditelja zbirke osobnih podataka te je tako mogao biti dostupan i nizu  drugih (neovlaštenih) osoba, posebice uzimajući u obzir kako fascikl sadrži veliku količinu osobnih podataka B.I..

Stoga ova Agencija izdaje preporuku da voditelj zbirke osobnih podataka vodi brigu da se u službenim prostorijama i ormarima pohranjuje službena dokumentacija, tj. dokumentacija koja se koristi u službene svrhe, odnosno voditelj zbirke osobnih podataka ima pravo disponirati sa osobnim podacima radnika koji su izravno povezani sa pravima i obvezama iz radnog odnosa.

Dodatno ističemo kako je upravo imajući u vidu povlašteni položaj poslodavca kao „jače“ ugovorne strane, poslodavac je dužan u svakoj prilici i u svakom trenutku voditi računa o zaštiti osobnih podataka svojih zaposlenika (o čemu treba imati visoko razvijenu svijest s obzirom na veliku količinu osobnih podataka koje prikuplja i obrađuje) poštujući sve relevantne standarde zaštite osobnih podataka.  

Naposljetku, u slučaju bilo kakvih nejasnoća ili nedoumica s obzirom na obradu osobnih podataka, uputno je savjetovati se sa Agencijom za zaštitu osobnih podataka, a sve u svrhu sprječavanja nezakonite obrade osobnih podataka.

 
 
  Natrag