Obrada osobnih podataka studenata sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka


Obrada osobnih podataka studenata sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka


Prvenstveno ističemo da je za svako prikupljanje i obradu osobnih podataka u skladu s Općom uredbom potrebno postojanje pravnog temelja iz članka 6. Opće uredbe kojim je propisano da je obrada zakonita samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjeno najmanje jedno od sljedećega:

(a) ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha;
(b) obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora;
(c) obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade;
(d) obrada je nužna kako bi se zaštitili životno važni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe;
(e) obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade;
(f) obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.

Načela obrade osobnih podataka, sukladno članku 5. Opće uredbe, traže da osobni podaci moraju biti zakonito, pošteno i transparentno obrađivani s obzirom na ispitanika; prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama; primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju; točni i prema potrebi ažurni; čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju; i obrađivani na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera. Voditelj obrade odgovara za usklađenost s ovdje navedenim načelima Opće uredbe te je mora biti u mogućnosti dokazati.

Slijedom navedenog, a vezano za objavu podataka studenata fakulteta iste studijske godine putem elektroničke pošte, (podaci o objavi usmjenih ispita/rezultatima ispita) navodimo kako fakultet kao voditelj obrade, mora voditi brigu o opsegu obrade (objave) osobnih podataka. Svaki voditelj obrade mora razmjerno obrađivati (objavljivati) podatke samo u opsegu koji je nužan za postizanje zakonite svrhe. Podaci moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se podaci obrađuju. U tom smislu skrećemo pozornost na poduzimanje odgovarajućih mjera zaštite koje su propisane postojećim zakonodavstvom koji propisuje da osobni podaci moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju te čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo  koliko je potrebno u svrhe radi koje se osobni podaci obrađuju.

Stoga, Agencija za zaštitu osobnih podataka smatra uputnim od strane voditelja obrade upotrijebiti tehničku mjeru zaštite osobnih podataka – pseudonimizaciju, na način da se svakom studentu već prilikom upisa, odnosno prijave na ispit, dodijeli jedinstvena lozinka (koja predstavlja njegovo ime i prezime), a u svrhu javne objave održavanja usmenog dijela ispita, dostave rezultata kolokvija i slično.

U svrhu javne objave održavanja ispita može se koristiti, umjesto imena i prezimena, broj indeksa odnosno jedinstveni broj studenta. S tim u vezi smatramo kako bi se javnom objavom jedinstvene lozinke/broja indeksa/jedinstvenog broja studenta, umjesto njihovih imena i prezimena, bi se i dalje mogla postići svrha objave, a privatnost studenata bi bila narušena u manjoj mjeri.

 
 
  Natrag