Davanje osobnih podataka zaposlenika Državnom zavodu za statistiku
31.5.2019.
S obzirom na Vaše obraćanje ovoj Agenciji vezano uz dostavu osobnih podataka zaposlenika Državnom zavodu za statistiku za potrebe provedbe istraživanja o strukturi zarada, nastavno iznosimo sljedeće:
Sukladno članku 5.1.b) Uredbe o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (SL EU L119, dalje u tekstu: Opća uredba o zaštiti podataka, eng. skraćeno GDPR) osobni podaci moraju biti prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama; daljnja obrada u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe, u skladu s člankom 89. stavkom 1. ne smatraju se neusklađenom s prvotnim svrhama (načelo ograničavanja svrhe).
Osim toga, prema članku 6.1. Opće uredbe o zaštiti podataka, obrada osobnih podataka je zakonita samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjeno najmanje jedno od sljedećeg: a) ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha; b) obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora; c) obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade; d) obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe; e) obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade; f) obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane.
Također, sukladno članku 89.1. Opće uredbe o zaštiti podataka, na obradu u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe primjenjuju se odgovarajuće zaštitne mjere u skladu s ovom Uredbom u pogledu prava i sloboda ispitanika. Tim zaštitnim mjerama osigurava se da su na snazi tehničke i organizacijske mjere, posebno kako bi se zajamčilo načelo smanjenja količine podataka.
U odredbama članka 33. Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka („Narodne novine“ broj 42/18) propisano je, između ostaloga, da su tijela nadležna za proizvodnju službene statistike dužna primjenjivati tehničke i organizacijske mjere zaštite podataka prikupljenih za potrebe službene statistike. Obrada osobnih podataka u statističke svrhe smatra se podudarnom svrsi za koju su podaci prikupljeni, pod uvjetom da se poduzmu odgovarajuće zaštitne mjere. Osobni podaci obrađeni u statističke svrhe ne smiju omogućiti identifikaciju osobe na koju se podaci odnose.
Nadalje, člankom 30. stavkom 1. Zakona o službenoj statistici („Narodne novine“ broj 103/03), kao posebnog zakona koji se primjenjuje u konkretnom slučaju, propisano je da se radi izvršavanja Programa statističkih aktivnosti donosi se Godišnji provedbeni plan za svaku godinu na koju se odnosi Program, dok je člankom 32. istoga Zakona, između ostaloga, propisano kako se Godišnjim provedbenim planom određuje za statistička istraživanja: a) nositelj službene statistike, b) naziv statističkog istraživanja, c) periodičnost istraživanja, d) izvještajne jedinice, e) načini prikupljanja podataka, f) rokovi prikupljanja podataka, g) obvezatnost davanja podataka, h) veza s rezultatima ili aktivnostima u Programu, i) rokovi i razina objave rezultata, j) relevantni međunarodni standardi.
Također, u članku 38. stavku 3. Zakona o službenoj statistici, propisano je da nitko nije dužan davati podatke ako statističko istraživanje nije utvrđeno Godišnjim provedbenim planom, Programom ili odlukom Vlade Republike Hrvatske iz članka 35. Zakona, odnosno ako obveza davanja podataka ne proizlazi iz ovoga ili posebnog zakona.
Ukazujemo i na odredbu članka 59. navedenog Zakona, prema kojoj u smislu ovoga Zakona statistički podaci o fizičkim ili pravnim osobama, ukoliko se oni izravno ili neizravno mogu dovesti u vezu s fizičkom ili pravnom osobom, statistički su povjerljivi i predstavljaju službenu tajnu, dok prema članku 6. spomenutog Zakona individualni statistički podaci prikupljeni za potrebe službene statistike mogu se koristiti isključivo u statističke svrhe i iskazuju se u zbirnom (agregiranom) obliku.
U konkretnom slučaju treba uzeti u obzir odredbe Zakona o osobnom identifikacijskom broju (“Narodne novine” broj 60/08) gdje je u članku 5. stavak 1. točka 2. određeno kako su korisnici osobnoga identifikacijskog broja, koji osobne identifikacijske brojeve koriste za povezivanje podataka u službenim evidencijama, u svakodnevnom radu i kod razmjene podataka: državna tijela, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, pravne osobe koje se dijelom financiraju, izravno ili neizravno, iz sredstava proračuna ili kojima su osnivači, odnosno jedan od osnivača Republika Hrvatska, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravne osobe kojima su povjerene javne ovlasti. Uzimajući u obzir navedeno Državnog zavoda za statistiku je ovlašteni korisnik OIB-a.
Imajući u vidu gore navedeno, iznosimo kako se obrada osobnih podataka u statističke svrhe (u ovom slučaju od strane Državnog zavoda za statistiku, kao nositelja službene statistike) ne smatra nepodudarnom (neusklađenom) s prvotnim svrhama obrade osobnih podataka. Što se tiče pravnog temelja za dostavu traženih osobnih podataka u konkretnom slučaju za potrebe provedbe statističkih istraživanja od strane Državnog zavoda za statistiku, navodimo kako pravni temelj predstavlja gore spomenuti Zakon o službenoj statistici, odnosno Godišnji provedbeni plan, koji se donosi temeljem Zakona o službenoj statistici i kojim se detaljno određuju pojedina statistička istraživanja, uključujući periodičnost istraživanja i obvezatnost davanja podataka.
Agencija je u svrhu opravdanosti prikupljanje i daljnje obrade pojedinih osobnih podataka zaposlenika, osobito prezime i OIB-a tražila Državni zavod za statistiku dodatno pojašnjenje u kojem je između ostalog navedeno kako je Istraživanje o strukturi zarada istraživanje koje je definirano Godišnjim provedbenim planom statističkih aktivnosti Republike Hrvatske 2019. (dalje u tekstu GPP 2019). GPP 2019. definira između ostalih podatka i kratak opis rezultata aktivnosti/istraživanja. Kod Istraživanja o strukturi zarada definirano je kod kratkog opisa rezultata da će se ovim istraživanjem dobiti podaci o zaposlenicima prema dobi, spolu, zanimanju, završenoj školi, duljini staža, vrsti radnog odnosa, satima rada, strukturi bruto zarada (bruto plaća i obvezna izdvajanja iz plaće). Kratak opis rezultata u GPP-u ne definira sadržaj podatka koji se prikupljaju od izvještajnih jedinica, već sadržaj konačnih rezultata istraživanja. Također ne navedeno kako je u svrhu obrade podataka prikupljenih navedenim istraživanjem, potreban OIB kako bi se izbjeglo dupliciranje istog zaposlenika u obradi i pripremi rezultata obrade. Preko podatka o OIB-u se kontrolira da li se ista osoba/zaposlenik pojavljuje više puta određene izvještajne jedinica. Podatak „prezime zaposlenika“ se prikuplja pak radi kontrole OIB-a, budući da je mogućnost unošenja krivog OIB-a pri popunjavanju obrasca vjerojatna i moguća. U pravilu se za kontrolu statističkih podataka uvijek uzimaju barem dvije kontrolne varijable, pa je u ovom slučaju to OIB i prezime. Naposljetku je osobito naglašeno kako se svi pojedinačni podaci prikupljeni istraživanjem neće objavljivati, niti davati na korištenje trećim osobama na individualnoj razini. Svi rezultati obrade istraživanja objavljivat će se isključivo u agregiranom obliku u skladu sa pravilima statističke povjerljivosti i zaštite osobnih podataka.
Međutim, kako je gore navedeno, naglašavamo da nitko nije dužan davati podatke ako statističko istraživanje nije utvrđeno Godišnjim provedbenim planom, Programom ili odlukom Vlade Republike Hrvatske iz članka 35. Zakona, odnosno ako obveza davanja podataka ne proizlazi iz ovoga ili posebnog zakona (članak 38. stavak 3. Zakona o službenoj statistici).
Naposljetku navodimo da je, u pogledu količine (opsega) osobnih podataka koji se moraju dostaviti Državnom zavodu za statistiku za potrebe provedbe statističkih istraživanja (u ovom slučaju za potrebe istraživanja o strukturi zarada) a sve temeljem navedenih posebnih propisa, u skladu s odredbama propisa kojima je regulirano područje zaštite osobnih podataka.
