Obrada osobnih podataka bivših zaposlenika
15.2.2022.
S obzirom na Vaše obraćanje ovoj Agenciji vezano uz primjenu Opće uredbe o zaštiti podataka na postupanje s osobnim podacima bivših radnika te korištenje istih podataka u sudskim postupcima i postupcima pred javnopravnim tijelima koje bivši radnik pokrene protiv poslodavca nakon prestanka radnog odnosa, nastavno iznosimo sljedeće:
Sukladno članku 5.1.b) Uredbe o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (SL EU L119, dalje u tekstu: Opća uredba o zaštiti podataka, eng. skraćeno GDPR) osobni podaci moraju biti prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama (načelo ograničavanja svrhe). Također, prema članku 5.1.c) Opće uredbe o zaštiti podataka osobni podaci moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju (načelo smanjenja količine podataka). Nadalje, sukladno članku 5.1.e) Opće uredbe o zaštiti podataka, osobni podaci moraju biti čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju; osobni podaci mogu se pohraniti na dulja razdoblja ako će se osobni podaci obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe u skladu s člankom 89. stavkom 1., što podliježe provedbi primjerenih tehničkih i organizacijskih mjera propisanih ovom Uredbom radi zaštite prava i sloboda ispitanika (načelo ograničenja pohrane).
Osim toga, prema članku 6. 1. Opće uredbe o zaštiti podataka, obrada osobnih podataka je zakonita samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjeno najmanje jedno od sljedećeg: a) ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha; b) obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora; c) obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade; d) obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe; e) obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade; f) obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane.
Nadalje, Zakonom o radu (“Narodne novine”, broj: 93/14, 127/17, 98/2019) kao posebnim zakonom propisane su prava radnika vezano uz radni odnos kao i obveze poslodavca, a vezano uz obradu osobnih podataka radnika. Posebno ističemo članak 29. koji propisuje da se osobni podaci radnika smiju se prikupljati, obrađivati, koristiti i dostavljati trećim osobama samo ako je to određeno ovim ili drugim zakonom ili ako je to potrebno radi ostvarivanja prava i obveza iz radnog odnosa, odnosno u vezi s radnim odnosom. Ako je osobne podatke iz stavka 1. ovoga članka potrebno prikupljati, obrađivati, koristiti ili dostavljati trećim osobama radi ostvarivanja prava i obveza iz radnoga odnosa, odnosno u vezi s radnim odnosom, poslodavac mora unaprijed pravilnikom o radu odrediti koje će podatke u tu svrhu prikupljati, obrađivati, koristiti ili dostavljati trećim osobama. Osobne podatke radnika smije prikupljati, obrađivati, koristiti i dostavljati trećim osobama samo poslodavac ili osoba koju za to posebno opunomoći poslodavac. Osobni podaci za čije čuvanje više ne postoje pravni ili stvarni razlozi moraju se brisati ili na drugi način ukloniti.
U slučaju prestanka radnog odnosa kod poslodavca, načelno navodimo kako je prestala svrha i pravni temelj obrade osobnih podataka (bivših) radnika, tim više što i sam Zakon o radu u odredbama članka 29. navodi kako se osobni podaci za čije čuvanje više ne postoje pravni ili stvarni razlozi moraju se brisati ili na drugi način ukloniti. Isto tako, članak 5. stavak 1. Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima („Narodne novine“, broj: 73/2017), koji je donesen temeljem članka 5. Zakona o radu propisuje kako poslodavac evidenciju o radnicima iz članka 3. ovoga Pravilnika, počinje voditi datumom zasnivanja radnog odnosa i ažurno je vodi do prestanka radnog odnosa te istu čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti.
Međutim, ističemo kako u odnosu na određeni opseg (količinu) osobnih podataka određene kategorije ispitanika/radnika i vremensko razdoblje čuvanja (pohrane) osobnih podataka, poslodavac treba poštivati i druge odredbe Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima. Naime, člankom 5. stavkom 2. navedenog Pravilnika propisano je kako poslodavac evidenciju o osobama iz članka 4. ovoga (radnici koje je poslodavcu privremeno ustupilo s njim povezano društvo, osobe koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa, redoviti studenti koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara, redoviti učenici koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova, redoviti učenici ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca pohađaju praktičnu nastavu i vježbe, osobe koje kod poslodavca obavljaju rad za opće dobro u skladu s općim propisom) počinje voditi datumom početka rada osoba kod poslodavca i ažurno je vodi do prestanka rada tih osoba kod poslodavca te istu čuva najmanje šest godina od dana prestanka njihovog rada. Također, člankom 14. stavkom 2. istoga Pravilnika, propisano je kako je poslodavac evidencije o radnom vremenu dužan čuvati najmanje šest godina, a u slučaju kada poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarivanja prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom, pri čemu bi za ostvarivanje tih prava mogle biti relevantne i evidencije, iste je dužan čuvati do pravomoćnog okončanja toga spora.
Što se tiče obrade (korištenja) osobnih podataka bivših radnika u sudskim postupcima, navodimo kako sukladno članku 55.(3) Opće uredbe o zaštiti podataka, nadzorna tijela (u ovom slučaju Agencija za zaštitu osobnih podataka) nisu nadležna nadzirati postupke obrade sudova kada obavljaju svoju sudbenu funkciju, dok za obradu (korištenje) osobnih podataka bivših radnika u postupcima pred javnopravnim tijelima navodimo kako poslodavac mora, ovisno o konkretnom slučaju, pronaći odgovarajući pravni temelj iz članka 6.1. Opće uredbe o zaštiti podataka. Osim gore spomenutih posebnih propisa iz područja radnih odnosa, navodimo kako pravni temelj za obradu (korištenje) osobnih podataka (bivših) radnika u postupcima pred javnopravnim tijelima može biti i legitimni interes poslodavca, čije postojanje poslodavac mora dokazati i koji mora biti prevladavajući u odnosu na prava i interese (bivših) radnika na zaštitu njihovih osobnih podataka.
Naposljetku, razumijeva se kako je u slučaju da se radi o korištenju evidencija o radnom vremenu bivših radnika u odgovarajućim postupcima, poslodavac ovlašten postupati na način kako je propisano gore navedenim odredbama Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima.
