Prosljeđivanje osobnih podataka djeteta osiguravajućoj kući

Objavljeno: 10.4.2025.

Nastavno na Vaš dopis od 27. ožujka 2025. u kojem u bitnome pitate može li Dječji vrtić prosljediti izvod iz matične knjige rođenih djeteta osiguravajućoj kući s kojom Dječji vrtić ima sklopljenu policu osiguranja, a radi obrade odštetnog zahtjeva koji je podnijela odvjetnica u ime maloljetne oštećenice, Agencija za zaštitu osobnih podataka ističe sljedeće:

Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka) je u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u Republici Hrvatskoj od 25. svibnja 2018. godine.

Načela obrade osobnih podataka, sukladno članku 5. Opće uredbe o zaštiti podataka, traže da osobni podaci moraju biti zakonito, pošteno i transparentno obrađivani s obzirom na ispitanika (načelo zakonitosti, poštenosti i transparentnosti); prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama (načelo ograničavanja svrhe); primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju (načelo smanjenja količine podataka); točni i prema potrebi ažurni (načelo točnosti); čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju (načelo ograničenja pohrane); i obrađivani na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera (načelo cjelovitosti i povjerljivosti).

Voditelj obrade odgovara za usklađenost s ovdje navedenim načelima Opće uredbe o zaštiti podataka te je mora biti u mogućnosti dokazati (načelo pouzdanosti).

Člankom 6. stavkom 1. Opće uredbe o zaštiti podataka propisano je da je obrada zakonita samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjeno najmanje jedno od sljedećega:

(a) ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha;

(b) obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora;

(c) obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade;

(d) obrada je nužna kako bi se zaštitili životno važni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe;

(e) obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade;

(f) obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.

Točka (f) se ne odnosi na obradu koju provode tijela javne vlasti pri izvršavanju svojih zadaća.

Ako je pravni temelj za obradu osobnih podataka pravna obveza voditelja obrade ili izvršavanje zadaće od javnog interesa/službene ovlasti voditelja obrade, tada ta pravna osnova mora biti utvrđena u pravu Unije ili pravu države članice kojem voditelj obrade podliježe, a tom pravnom osnovom mora biti određena i svrha obrade ili, u pogledu obrade iz stavka 1. točke e), mora biti nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili izvršavanje službene ovlasti voditelja obrade.

Dakle, za svaku obradu osobnih podataka, uključujući i dostavu osobnih podataka drugim voditeljima obrade, mora postojati svrha i pravni temelj, a u slučaju dostave posebnih kategorija osobnih podataka (kao što su podaci koji se odnose na zdravlje), mora postojati i jedno od izuzeća načelne zabrane obrade posebnih kategorija osobnih podataka iz članka 9. stavka 2. točaka a) do j) Opće uredbe o zaštiti podataka. Sukladno načelu pouzdanosti, obveza je voditelja obrade utvrditi pravni temelj za dostavu osobnih podataka drugom voditelju obrade kako bi ta dostava bila zakonita.

Naglašavamo da, sukladno članku 15. Opće uredbe o zaštiti podataka, ispitanik (ovdje bivši korisnik dječjeg vrtića) ima pravo dobiti od voditelja obrade (ovdje dječjeg vrtića) potvrdu obrađuju li se osobni podaci koji se na njega odnose te ako se takvi podaci obrađuju, pristup osobnim podacima i sljedećim informacijama:

1. svrsi obrade;
2. kategorijama osobnih podataka o kojima je riječ;
3. primateljima ili kategorijama primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, osobito primateljima u trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama;
4. ako je to moguće, predviđenom razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni ili, ako to nije moguće, kriterijima korištenima za utvrđivanje tog razdoblja;
5. postojanju prava da se od voditelja obrade zatraži ispravak ili brisanje osobnih podataka ili ograničavanje obrade osobnih podataka koji se odnose na ispitanika ili prava na prigovor na takvu obradu
6. pravu na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu;
7. ako se osobni podaci ne prikupljaju od ispitanika, svakoj dostupnoj informaciji o njihovu izvoru;
8. postojanju automatiziranog donošenja odluka, što uključuje izradu profila iz članka 22. stavaka 1. i 4. te, barem u tim slučajevima, smislenim informacijama o tome o kojoj je logici riječ, kao i važnosti i predviđenim posljedicama takve obrade za ispitanika.

Temeljem stavka 3. istoga članka, voditelj obrade osigurava kopiju osobnih podataka koji se obrađuju.  Sukladno stavku 4. istoga članka, propisano je da pravo na dobivanje takve kopije ne smije negativno utjecati na prava i slobode drugih (osobne podatke drugih osoba potrebno je zaštititi odnosno zacrniti).

Za sve dodatne kopije koje zatraži ispitanik, voditelj obrade može naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova, Ako ispitanik podnese zahtjev elektroničkim putem te osim ako ispitanik zatraži drugačije, informacije se pružaju u uobičajenom elektroničkom obliku.

Temeljem članka 12. stavka 3. Opće uredbe o zaštiti podataka, voditelj obrade je, u načelu, dužan postupiti po zahtjevu ispitanika u roku od mjesec dana.

Dakle, ispitanik (dijete) odnosno njegov zakonski zastupnik tj. roditelj ima pravo na dobivanje kopije djetetovog rodnog lista odnosno izvoda iz matične knjige rođenih. Nadalje, pravo na pristup svojim osobnim podacima ispitanik može ostvariti i putem odvjetnika koji za to ima punomoć.

 Agencija  ukazuje da kopiju rodnog lista djeteta, sukladno članku 15. Opće uredbe o zaštiti podataka, na zahtjev morate dati odvjetniku odnosno roditeljima djeteta koji onda mogu isti dokument proslijediti osiguravajućem društvu ukoliko to žele, a kako bi dokazali da imaju pravnu osnovu za podnošenje odštetnog zahtjeva. Agenciji nije razvidna pravna osnova na temelju koje bi Dječji vrtić proslijedio kopiju izvoda iz matične knjige rođenih osiguravajućoj kući.

Agencija pritom ističe da je svaki dječji vrtić dužan, temeljem članka 37. stavka 1. točke a) Opće uredbe o zaštiti podataka, imenovati službenika za zaštitu podataka. Upravo je jedna od zadaća službenika za zaštitu podataka, između ostalih zadaća,  informiranje i savjetovanje voditelja obrade te zaposlenika koji obavljaju obradu o njihovim obvezama iz ove Uredbe te drugim odredbama Unije ili države članice o zaštiti podataka.

Dodatno Vas upućujemo na Preporuku Agencije o primjeni Opće uredbe o zaštiti podataka u predškolskim ustanovama, a koja je dostupna na sljedećoj poveznici: https://azop.hr/primjena-opce-uredbe-o-zastiti-podataka-u-predskolskim-ustanovama/.