Objavljeno: 16.10.2019.
Vezano uz Vaš upit upućen ovoj Agenciji o uporabi e-mail adrese nakon prestanka radnog odnosa, navodimo sljedeće:
Prvenstveno, ističemo da je za svako prikupljanje i obradu osobnih podataka u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka potrebno postojanje pravnog temelja iz članka 6. Opće uredbe o zaštiti podataka kojim je propisano da je obrada zakonita samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjeno najmanje jedno od sljedećega:
(a) ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha;
(b) obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora;
(c) obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade;
(d) obrada je nužna kako bi se zaštitili životno važni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe;
(e) obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade;
(f) obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.
Ako je pravni temelj za obradu osobnih podataka pravna obveza voditelja obrade ili izvršavanje zadaće od javnog interesa/službene ovlasti voditelja obrade, tada ta pravna osnova mora biti utvrđena u pravu Unije ili pravu države članice kojem voditelj obrade podliježe, a tom pravnom osnovom mora biti određena i svrha obrade ili, u pogledu obrade iz stavka 1. točke e), mora biti nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili izvršavanje službene ovlasti voditelja obrade.
Člankom 5. Opće uredbe o zaštiti podataka propisano je načelo ograničenja pohrane sukladno kojemu osobni podaci moraju biti čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanikâ samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju.
U konkretnom slučaju prestankom radnog odnosa prestala je svrha uporabe e-mail adrese koja je bila dodijeljena radniku kojem je prestao radni odnos te je poslodavac dužan istu deaktivirati (zatvoriti) i to u trenutku prestanka radnog odnosa.
Također, sve gore navedeno valja primijeniti i na čitanje (pristup) elektronskoj pošti koju je koristio bivši radnik od strane druge osobe.
