Fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka.

U konkretnom slučaju voditelj obrade je škola koja obrađuje osobne podatke učenika, njihovih roditelja, zaposlenika škole kao i svih drugih osoba koje posjećuju školu.

Fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo  koje obrađuje osobne podatke u ime voditelja obrade.  Obrada koju provodi izvršitelj obrade uređuje se ugovorom ili drugim pravnim aktom.

Primjer: knjigovodstveni servis kao vanjski pružatelj usluge koji obrađuje podatke o plaćama radnika škola

Napomena! Škola kao voditelj obrade NIJE U OBVEZI imati izvršitelja obrade.

Za zakonitu obradu potrebno je da bude ispunjena JEDNA od pravnih osnova iz čl. 6 Opće uredbe

1. POŠTOVANJE PRAVNIH OBVEZA

Odnosi se na pravne obveze škola propisane zakonima i podzakonskim aktima

• Zakon o odgoju i obrazovanju u osnovnim i srednjim školama
• Zakon o stručno-pedagoškom nadzoru
• Pravilnik o sadržaju i obliku svjedodžbi i drugih javnih isprava te pedagoškoj dokumentaciji i evidenciji u školskim ustanovama
• Pravilnik o izradbi i obrani završnoga rada
• Nacionalni kurikulum Republike Hrvatske za predškolski, osnovnoškolski i srednjoškolski odgoj i obrazovanje

Napomena: ukoliko se radi o pravnim obvezama voditelja obrade te je propisana u nacionalnim propisima, nije potrebna privola

2. UGOVOR

• ako škola prikuplja i obrađuje osobne podatke  radi sklapanja ugovora između škole i roditelja djeteta (učenika),  odnosno ako je obrada nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora

Primjer: ugovor o prehrani učenika

Napomena: privola ne bi bila primjenjiva 

3. PRIVOLA

Ako postoji neka druga zakoniti pravni temelj, privolu nije potrebno tražiti

• PRIVOLA bi se trebala davati jasnom potvrdnom radnjom
• PRIVOLA se u svakom trenutku može povući – OPOZVATI (povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja)
• Kada obrada ima VIŠESTRUKE SVRHE

Na istom obrascu moguće je zatražiti privolu za različite svrhe obrade osobnih podataka pod uvjetom da su svrhe jasno naznačene i razgraničene

Jednom dana privola  u točno određenu svrhu vrijedi do opoziva, nije ju potrebno  davati roditeljima svake školske godine ako  se opseg podataka i svrha u koju se prikupljaju privole nije promijenila

4. LEGITIMNI INTERES

Obrada osobnih podataka ne mora nužno biti opravdana pravnom obvezom ili provedbom uvjeta ugovora s pojedincem ili privolom, već se u pojedinim slučajevima možete pozvati na „legitimni interes” kao na “opravdanje” za obradu osobnih podataka.

UVJETI :

– potrebno obavijestiti pojedince o obradi kada prikupljate njihove osobne podatke

– provjeriti da se ostvarivanjem legitimnih interesa škola ne utječe  ozbiljno na prava i slobode tih pojedinaca. POTREBNO provesti test razmjernosti 

PRIMJER: fotografiranje djece na školskim priredbama, objava monografije škole i sl.

• CILJ TEHNIČKIH I ORGANIZACIJSKIH MJERA – osigurati SIGURNOST I POVJERLJIVOST OBRADE osobnih podataka, odnosno sprječavanje neovlaštenog pristupa ili neovlaštenog raspolaganja osobnim podacima
• dokumentaciju u papirnatom obliku koja sadrži osobne podatke pohraniti, primjerice u ormare ili ladice pod ključem koja će biti pod nadzorom ovlaštenih osoba,

• definirati ovlaštene osobe za pristup određenom sustavu pohrane,
• pristup osobnim podacima pohranjenim u elektroničkom obliku trebao bi biti omogućen uporabom odgovorajućeg korisničkog imena i lozinke,
• izrada sigurnosnih kopija od strane ovlaštenih osoba,
• bilježenje pristupa podacima,
• potpisivanje izjava o povjerljivosti osoba koje su u obradi osobnih podataka (Izjave o povjerljivosti možete pronaći na internet stranici ove Agencije https://azop.hr/obrasci-predlosci/),
• pseudonimizacija ili enkripcija osobnih podataka – osobito ako se radi o posebnim  kategorijama (primjerice: podataka o zdravlju)

Da. Ne postoje zakonske prepreke za uvid u ocjene djece od strane njihovih roditelja/zakonskih zastupnika, koje su primjerice sadržane u e-dnevniku, neovisno o njihovoj dobi. Tu se radi se samo o pravu već i obvezi roditelja/zakonskog zastupnika da se brine o svome djetetu sukladno odredbama posebnog propisa – Obiteljski zakon.

ZAKLJUČAK – roditelji/zakonski zastupnici će i dalje moći dobiti na uvid djetetove ocjene (bez privole), izostanke, ponašanja, kao i druge informacije vezano uz njihovo obrazovanje

U Republici Hrvatskoj zakonom (Zakon o provedbi Opće uredbe) je propisana privola djeteta u slučaju nuđenja usluga informacijskog društva na način da se obrada smatra zakonitom ako dijete ima najmanje 16 godina.

Dakle, navedeno se odnosi na svaku uslugu  koja se obično ostvaruje putem elektroničkih sredstava (“usluga na daljinu)” te na osobni zahtjev korisnika, primjerice na internet prodaju robe i usluga, korištenje on-line video igrica, pristup društvenim mrežama i sl. 

• Što ako dijete ima manje od 16 godina a želi biti korisnik usluga informacisjkog društva?

 Ako je dijete ispod dobne granice od 16 godina može zakonito koristiti usluge samo ako je za to svoju privolu dao ili odobrio nositelj roditeljske odgovornosti nad djetetom (zakonski zastupnik djeteta). 

• Koja je uloga službenika?

Vodi brigu o zakonitosti obrade osobnih podataka i ostvarivanju prava na zaštitu osobnih podataka.

• Tko može biti imenovan službenikom?

Službenik može biti: zaposlenik škole ili vanjski suradnik (osoba koja nije zaposlenik škole)

Potrebno da ima stručne kvalifikacije osobito stručno znanje o pravu i praksama u području zaštite osobnih podataka te sposobnosti izvršavanja  zadaća koje mu Opća uredba nalaže

• Može li tajnik biti imenovan na funkciju službenika?

Može,pod uvjetom da ta osoba ne dođe u sukob interesa te da kao službenik za zaštitu podataka bude u mogućnosti obavljati svoje dužnosti i zadaće na neovisan i stručan način.

• Može li službenik za informiranje u školi biti službenik za zaštitu osobnih podataka?

Može, ne postoji prepreka da jedna osoba obavlja dvije funkcije, ako ne postoje neke druge zapreke primjerice sukob interesa.

• Na što se odnosi pojam sukob interesa?
• Pri procjeni radi li se o sukobu interesa prilikom imenovanja službenika treba voditi računa da imenovana osoba ne sudjeluje u donošenju odluka kojima se utvrđuje svrha i način obrade osobnih podataka. Primjerice, ravnatelj ne može biti imenovan službenikom
• Obveze škole kao voditelja obrade prema AZOP-u?
• Škola je dužna donijeti Odluku o imenovanju službenika vodeći računa o stručnim kvalifikacijama (stručnom znanju i praksi iz područja zaštite osobnih podataka) i objaviti kontaktne podatke službenika za zaštitu podataka (npr. generička e-mail adresa, službeni broj telefona, nema obveze navođenja imena i prezimena službenika) i priopćiti ih nadzornom tijelu – Agenciji za zaštitu osobnih podataka.

Da, škola ima čak i zakonsku obvezu (Zakon o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi) objaviti GODIŠNJI PLAN I PROGRAM I ŠKOLSKI KURIKULUM na službenoj web stranici koji sadrži podatke i o zaposlenicima koji izvršavaju pojedine poslove

Paziti da se javno objavljuju samo oni podaci koji su nužni da bi se postigla određena svrha (informiranje radnika, roditelja)

OPREZ!! U posebnim zakonima nije  propisano koji se sve osobni podaci  trebaju objaviti te je dovoljno objaviti imena i prezimena radnika i nazive radnih mjesta te eventualno njihovu stručnu spremu a dok sve ostale osobne podatke koji se odnose na privatnu sferu zaposlenika (primjerice: datum i godinu rođenja radnika, mjesto rođenja,  privatnu adresu) ne bi trebalo javno objavljivati

Smiju li se fotografirati djeca na školskim priredbama i smiju li se te fotografije javno objavljivati?

Vezano za fotografiranje djece na školskim priredbama nije potrebna prethodna privola roditelja djece već bi se  ukoliko se radi o javnim događajima to smatralo legitimnim interesom škole kao voditelja obrade

POTREBNO – roditelji djece trebaju biti prethodno informirani o tome da će njihova djeca biti fotografirana, nije potrebno prikupljati posebne privole

PREPORUKA je da se prilikom neke aktivnosti bazirate na kreativne proizvode djece

Što ako se radi o pojedinačnim fotografijama učenika?

U slučajevima kada se radi o pojedinačnim fotografijama (npr. najbolji sportaš) preporuka je zatražiti pristanak roditelja za objavu fotografije te ostalih osobnih podataka (ime, prezime)

Smiju li roditelji fotografirati učenike u prostorima škole?

Vezano za fotografiranje djeteta od strane roditelja u školi Opća uredba o zaštiti podataka ne primjenjuje se na obradu osobnih podataka koju pojedinci obavljaju u okviru isključivo osobne ili kućne aktivnosti

PREPORUKA – upozoriti roditelje da se fotografije ne objavljuju na Internet stranicama, društvenim mrežama i sl. već da se koriste samo za vlastitu potrebu stvaranje privatnog foto albuma i sl. međutim za daljnje postupke roditelja škola nije odgovorna u smislu Opće uredbe

Policija ima pravo tražiti i dobiti osobne podatke učenika kako bi mogla izvršavati svoje ovlasti temeljem posebnih propisa (Zakon o policijskim poslovima i ovlastima), tj ako su ti osobni podaci nužni  policiji za daljnje postupanje i razjašnjavanje konkretnog slučaja.

U tom slučaju ne bi bila potrebna suglasnost roditelja za davanje podataka već je dovoljno roditelje prethodno informirati o davanju takvih osobnih podataka.

PREPORUKA – zatražiti od službene osobe da se predstavi I kaže u koju svrhu mu trebaju osobni podaci djece

Da, škola kao voditelj obrade prilikom provedbe natječaja za zapošljavanje ima ovlast tražiti uvjerenje o nekažnjavanju a sve kako bi škola kao poslodavac mogla ispuniti pravnu obvezu propisanu posebnim zakonom – Zakonom o odgoju i obrazovanju u osnovnim i srednjim školama.

Da, zakonitu pravnu osnovu za objavu monografije škole nalazimo u članku 6. Opće uredbe – legitimnom interesu te stoga posebna privola svakog pojedinog bivšeg učenika ili djelatnika za objavu njihovih osobnih podataka nije potrebna.

POTREBNO je prethodno informirati ispitanike (bivše učenike ili djelatnike) o prikupljanju i obradi njihovih osobnih podataka ali ne i tražiti provole

• Što je sa umrlim osobama?

Opća uredba ne odnosi se na umrle osobe iz razloga što se umrle osobe više ne smatraju fizičkim osobama u smislu odredbi Opće uredbe.

       Podaci o umrlim osoba mogu se prikupljati i dalje obrađivati uz strogo uvažavanje njihovog pijeteta te zaštite osobnih podataka članova njihovih obitelji.

Da, smiju u slučaju kad roditelji djece i učitelji/ce svojevoljno razmjenjuju kontakt podatke i koristeći besplatnu komunikacijsku platformu, u zatvorenoj grupi, komuniciraju i razmjenjuju obavijesti vezano za aktivnosti škole.

Za pretpostaviti je da se navedena komunikacija provodi izvan okvira redovnih poslova učitelja koji proizlaze iz njihova radnog odnosa u školi i redovitog načina davanja obavijesti roditeljima od strane škole, te se s aspekta zaštite osobnih podataka ne postoji prepreka za ovakav vid komunikacije.