Infografika- uvid u COVID potvrde zaposlenika i pohrana podatka o trajanju potvrda u javnom sektoru
Više o obradi osobnih podataka u kontekstu COVID-19 pandemije možete pronaći u mišljenjima Agencije na poveznici https://azop.hr/obrada-osobnih-podataka-u-kontekstu-pandemije-covid-19/.
Pandemija COVID-19 stavila je pred sve zemlje članice EU dosad neviđene izazove u pogledu demokracije i ljudskih prava, uključujući prava na privatnost i zaštitu podataka.
U nastojanju da suzbiju pandemiju, vlade su morale pribjeći izvanrednim mjerama, uključujući proglašavanje izvanrednog stanja u mnogim slučajevima. Mnoge od mjera uključuju i obradu osobnih podataka pojedinaca (poput imena, adrese, brojeva telefona, podatke u vezi radnog odnosa..) te u velikom broju slučajeva uključuju i obradu posebnih kategorija osobnih podataka (poput podataka vezanih uz zdravlje).
Radi pružanja učinkovite zdravstvene zaštite potrebno je sa posebnom pažnjom pristupati rukovanju sa osobnim podacima u ovom kontekstu, a posebice sa zdravstvenim podacima.
Mjere poduzete u borbi sa virusom COVID-19 koje uključuju obradu osobnih podataka (uključujući zdravstvene podatke) trebale bi biti nužne i proporcionalne a odluke bi se trebale temeljiti na smjernicama i uputama tijela javnog zdravstva i drugih mjerodavnih tijela.
Neke od temeljnih obveza koje voditelji obrade moraju uzeti u obzir prilikom obrade osobnih podataka u okviru njihovog poslovanja, a vodeći se načelima iz Opće uredbe o zaštiti podataka, navodimo u nastavku.
Zakonitost
Postoji niz pravnih temelja za obradu osobnih podataka prema članku 6. Opće uredbe te uvjeti prema članku 9. koji dopuštaju obradu posebnih kategorija osobnih podataka, poput zdravstvenih podataka, a koji mogu biti primjenjivi u kontekstu suzbijanja COVID-19. Ovdje ćemo istaknuti neke od njih.
U okolnostima u kojima voditelji obrade djeluju prema smjernicama ili uputama tijela javnog zdravstva ili drugih mjerodavnih tijela, vjerojatno će članak 9. stavak 2. točka (i) Opće uredbe omogućiti obradu osobnih podataka, uključujući zdravstvene podatke, nakon što se uvedu prikladne zaštitne mjere. Takve zaštitne mjere mogu uključivati ograničenje pristupa podacima kako bi se spriječila zlouporaba, stroga vremenska ograničenja za pohranu podataka i druge mjere poput odgovarajućeg educiranja zaposlenika o pravu na zaštitu osobnih podataka.
Poslodavci također imaju zakonsku obvezu zaštititi svoje zaposlenike prema Zakonu o radu (NN 93/14, 127/17 i 98/19) te Zakonu o zaštiti na radu (NN 71/14, 118/14, 154/14, 94/18 i 96/18). Ova obveza, zajedno s člankom 9. stavkom 2. točkom (b) Opće uredbe, pruža pravni temelj za obradu osobnih podataka, uključujući zdravstvene podatke, ako se to smatra nužnim i proporcionalnim. Svi podaci koji se obrađuju moraju se tretirati na povjerljiv način odnosno komunikacija sa zaposlenicima o mogućoj prisutnosti COVID-19 na radnom mjestu ne bi smjela dovesti do identifikacije pojedinih zaposlenika. Potrebno je osigurati da osobni podaci nisu automatski, bez intervencije pojedinca, dostupni neograničenom broju pojedinaca.
Također je dopušteno obrađivati osobne podatke kako bi se zaštitili životno važni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe ako je to potrebno. Zdravstveni podaci osobe mogu se s tim u vezi obrađivati ako fizički ili pravno nisu u mogućnosti dati svoj pristanak. To će se primjenjivati samo u izvanrednim situacijama, gdje se ne može utvrditi nijedan drugi pravni temelj.
Transparentnost
Prilikom obrade osobnih podataka potrebno je uvažavati transparentnost u pogledu mjera koje se provode u tom kontekstu, uključujući svrhu prikupljanja osobnih podataka i razdoblje njihove pohrane. Informacije u vezi s obradom osobnih podataka ispitanicima moraju biti pružene u sažetom, transparentnom, razumljivom i lako dostupnom obliku, uz uporabu jasnog i jednostavnog jezika.
Povjerljivost
Svaka obrada podataka u kontekstu sprječavanja širenja COVID-19 mora se provoditi na način koji osigurava sigurnost podataka, posebno kada se radi o zdravstvenim podacima. Preporučljivo je da se dokumentacija u papirnatom obliku koja sadrži osobne podatke pohrani, primjerice u ormare ili ladice pod ključem, a da isti bude pod nadzorom ovlaštene osobe voditelja obrade te da pristup osobnim podacima pohranjenim u elektroničkom obliku bude omogućen uporabom korisničkog imena i lozinke.
Smanjenja količine podataka
Obzirom da se radi o posebnoj kategoriji osobnih podataka potrebno je obrađivati samo minimalnu potrebnu količinu podataka kako bi se postigla svrha provođenja mjera za suzbijanje širenja COVID-19.
Pouzdanost
Preporučljivo je sastaviti dokument koji propisuje u koju svrhu i koji podaci se obrađuju, s kime ih se dijeli, koliko dugo se čuvaju podaci, koja su prava ispitanika i druge relevantne informacije te je navedeno potrebno učiniti dostupnim javnosti kako bi ispitanici bili upoznati sa eventualnom obradom njihovih osobnih podataka.
Svakako je potrebno da voditelj obrade dokumentira svaki postupak donošenja odluka u vezi s mjerama koje se provode u vezi ublažavanja širenja COVID-19, a koje uključuju obradu osobnih podataka te da sa istima budu upoznati svi zaposlenici te drugi eventualni ispitanici.
Najnovije informacije i preporuke
Najnovija saznanja u vezi COVID-19 svakodnevno objavljuju na svojim mrežnim stranicama Ministarstvo zdravstva i Hrvatski zavod za javno zdravstvo. Aktualne podatke o broju oboljelih i savjete vezane uz sigurnost i zaštitu stanovništva možete pronaći na https://www.hzjz.hr/priopcenja-mediji/koronavirus-najnoviji-podatci/ te https://www.koronavirus.hr/.
Europski odbor za zaštitu podataka (EDPB) usvojio je Izjavu o obradi osobnih podataka u kontekstu izbijanja COVID-19 pandemije, Smjernice 03/2020 o obradi podataka koji se odnose na zdravlje u svrhu znanstvenog istraživanja u kontekstu izbijanja bolesti COVID-19 i Smjernice 4/2020 o upotrebi podataka o lokacji i alatima za praćenje kontakata u kontekstu pandemije bolesti COVID-19.
Više informacija na poveznicama https://azop.hr/smjernice-europskog-odbora-za-zastitu-podataka-u-kontekstu-covid-19-pandemije/, https://azop.hr/zajednicka-izjava-o-pravu-na-zastitu-podataka-u-kontekstu-pandemije-covid-19-vijeca-europe/.
