Objavljeno: 27.4.2021.

Nastavno na upit o sadržaju zapisnika općinske sjednice, Agencija za zaštitu osobnih podataka se očituje kako slijedi:

Člankom 6. stavkom 1. Opće uredbe o zaštiti podataka propisano je da je obrada zakonita samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjeno najmanje jedno od sljedećega:

(a) ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha;

(b) obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora;

(c) obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade;

(d) obrada je nužna kako bi se zaštitili životno važni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe;

(e) obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade;

(f) obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.

Točka (f) se ne odnosi na obradu koju provode tijela javne vlasti pri izvršavanju svojih zadaća.

Ako je pravni temelj za obradu osobnih podataka pravna obveza voditelja obrade ili izvršavanje zadaće od javnog interesa/službene ovlasti voditelja obrade, tada ta pravna osnova mora biti utvrđena u pravu Unije ili pravu države članice kojem voditelj obrade podliježe, a tom pravnom osnovom mora biti određena i svrha obrade ili, u pogledu obrade iz stavka 1. točke e), mora biti nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili izvršavanje službene ovlasti voditelja obrade.

U konkretnom slučaju, u primjeni je članak 111. Poslovnika o radu Općinskog vijeća Općine xy („Službeni glasnik Općine xy“ br. 7/21). Stavkom 1. navedenog članka propisano je da se o radu na sjednici vodi zapisnik u pismenoj formi, dok je stavkom 2. istoga članka propisano da zapisnik sadrži osnovne podatke o radu sjednice i to:

• prisutnost na sjednici
• utvrđeni dnevni red
• pitanja članova Vijeća i odgovore Općinskog načelnika
• popis sudionika na raspravi po točkama dnevnog reda
• doneseni akti i utvrđeni rezultati glasovanja
• evidenciju o pauzama u tijeku sjednice
• zaključke klubova članova Vijeća i radnih tijela ukoliko su razmatrala to pitanje iz njihove nadležnosti

Iz navedenog slijedi da je vođenje zapisnika o radu na sjednici pravna obveza Općinskog vijeća Općine. Razvidno je da zapisnik po prirodi stvari nužno mora sadržavati određene osobne podatke kako bi se ispoštovala navedena pravna obveza.

Agencija dodatno ukazuje da je člankom 10. stavkom 1. točkom 12) Zakona o pravu na pristup informacijama (NN 25/13 i 85/15) propisano da su tijela javne vlasti obvezna na internetskim stranicama na lako pretraživ način i u strojno čitljivom obliku objavljivati zaključke sa službenih sjednica tijela javne vlasti i službene dokumente usvojene na tim sjednicama te informacije o radu formalnih radnih tijela iz njihove nadležnosti na kojima se odlučuje o pravima i interesima korisnika. Člankom 10. stavkom 2. je propisano da se odredbe ovog članka ne primjenjuju na informacije za koje postoje ograničenja prava na pristup prema odredbama ovoga Zakona.

Temeljem članka 15. stavka 2. točke 4) istoga Zakona, tijela javne vlasti mogu ograničiti pristup informaciji ako je informacija zaštićena zakonom kojim se uređuje područje zaštite osobnih podataka.

Člankom 16. stavkom 1. navedenog Zakona propisano je da je tijelo javne vlasti nadležno za postupanje po zahtjevu za pristup informaciji iz članka 15. stavka 2. točke 2., 3., 4., 5., 6. i 7. i stavka 3. i 4. ovog Zakona, dužno, prije donošenja odluke, provesti test razmjernosti i javnog interesa.

Sukladno stavku 2. istoga članka, kod provođenja testa razmjernosti i javnog interesa tijelo javne vlasti dužno je utvrditi da li se pristup informaciji može ograničiti radi zaštite nekog od zaštićenih interesa iz članka 15. stavka 2., 3. i 4. ovog Zakona, da li bi omogućavanjem pristupa traženoj informaciji u svakom pojedinom slučaju taj interes bio ozbiljno povrijeđen te da li prevladava potreba zaštite prava na ograničenje ili javni interes. Ako prevladava javni interes u odnosu na štetu po zaštićene interese, informacija će se učiniti dostupnom.

Temeljem stavka 3. istoga Zakona, informacije o raspolaganju javnim sredstvima dostupne su javnosti i bez provođenja testa razmjernosti i javnog interesa, osim ako informacija predstavlja klasificirani podatak.