Agencija za zaštitu osobnih podataka zaprimila je pritužbe kandidata natječajnog postupka kako je internetskoj stranici  društva objavljen Poziv na razgovor-natječaj sa imenima i prezimenima kandidata čije su prijave pravovremene i uredne (sadrže sve podatke i isprave) te ispunjavaju uvjete iz natječaja za određena radna mjesta.

Slijedom navedenog, Agencija za zaštitu osobnih podataka kao mjerodavno tijelo u području nadzora nad zaštitom osobnih podataka sukladno članku 57 st. 1. podstavku 4. Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka) SL EU L119 daje sljedeću preporuku za unapređenje zaštite u obradi osobnih podataka:

Sukladno članku 5. Opće uredbe, osobni podaci moraju biti zakonito, pošteno i transparentno obrađivani s obzirom na ispitanika, prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe, primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koju se obrađuju. Također istim člankom propisano je kakao osobni podaci moraju biti točni i prema potrebi ažurni, odnosno moraju se poduzeti svaka razumna mjera radi osiguranja da se osobni podaci koji nisu točni, uzimajući u obzir svrhe u koje se obrađuju, bez odlaganja izbrišu ili isprave (načelo točnosti osobnih podataka).

Pravni temelji za obradu osobnih podataka propisani su člankom 6. Opće uredbe u kojem je, između ostalog, propisano kako je obrada zakonita samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha ili je obrada nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora ili je obrada nužna radi poštivanja pravnih obveza voditelja obrade te u drugim taksativno navedenim slučajevima u predmetnom članku.

Vezano za pružanje informacija ispitanicima u svrhu ostvarivanja njihovih prava navodimo kako je poštujući načelo transparentnosti sukladno članku 13. Opće uredbe o zaštiti podataka voditelj obrade dužan ispitaniku pružiti sve informacije o obradi njegovih osobnih podataka u sažetom, razumljivom i lako dostupnom obliku, uz upotrebu jasnog i jednostavnog jezika te ga upoznati sa njegovim pravima koja mu pripadaju sukladno Općoj uredbi, a vezano za obradu njegovih osobnih podataka (pravo na informiranje, pravo na pristup, pravo na ispravak i brisanje, pravo na ograničenje obrade, pravo na prenosivost, pravo na prigovor i automatizirano donošenje odluka).
Imajući u vidu navedene odredbe te kako se u konkretnom slučaju radi o objavi imena i prezimena kandidata natječajnog postupka uz pozive za pisana testiranja i intervjue na mrežnoj (web) stranici navodimo da za takvu objavu mora postojati zakonita svrha i valjan pravni temelj iz članka 6. Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka.

U tom smislu ova Agencija sukladno svojim zakonskim ovlastima daje preporuku voditelju obrade da kod poziva kandidata na testiranje u svrhu provedbe natječaja koji su zadovoljili uvjete iz natječaja uputi putem pošte (primjerice: u zatvorenim kuvertama dovoljno je obavijestiti kandidata o ispunjavanju uvjeta iz natječaja te navesti točno vrijeme održavanja testiranje, osobno putem elektroničke pošte) ili na način da se raspored testiranja provodi uz poduzimanje odgovarajućih mjera zaštite, primjerice: navodeći prvo slovo prezimena kandidata po abecednom redoslijedu i sl. Dakle, držimo da bi gore navedenim načinom postupanja/disponiranja osobnim podacima kandidata natječaja bila osigurana njihova privatnost i zaštita osobnih podataka u punom opsegu.

Slijedom navedenog, ukazujemo kako bi s aspekta pravnog okvira zaštite osobnih podataka obrada (objava) osobnih podataka kandidata bila dopuštena samo pod gore navedenim uvjetima iz članka 5., 6., i 13. Opće uredbe o zaštiti podataka.

Zaključno navodimo kako je voditelj obrade dužan voditi računa u smislu članka 5. i 17. Opće uredbe o zaštiti podataka da se predmetni osobni podaci mogu koristiti samo u svrhu zbog koje su isti prikupljeni i dalje obrađivani te se protekom vremena i ostvarivanja svrhe zbog koje su isti obrađivani trebaju ukloniti sa mrežne (web) stranice.