Pravni temelj za izdavanje izvatka iz matice rođenih na zahtjev roditelja

Objavljeno 10. listopada 2023.

Nastavno na Vaš upit vezano uz zahtjev roditelja za izdavanjem izvatka iz državnih matica, konkretno matice rođenih, te sukladnost istog sa područjem zaštite osobnih podataka, Agencija za zaštitu osobnih podataka se očituje kako slijedi:

Prvenstveno, ističemo kako načela obrade osobnih podataka, sukladno članku 5. Opće uredbe o zaštiti podataka, traže da osobni podaci moraju biti zakonito, pošteno i transparentno obrađivani s obzirom na ispitanika (načelo zakonitosti, poštenosti i transparentnosti); prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama (načelo ograničavanja svrhe); primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju (načelo smanjenja količine podataka); točni i prema potrebi ažurni (načelo točnosti); čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju (načelo ograničenja pohrane); i obrađivani na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera (načelo cjelovitosti i povjerljivosti).

Nadalje, ističemo da je za svako prikupljanje i obradu osobnih podataka u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka potrebno postojanje pravnog temelja iz članka 6. Opće uredbe o zaštiti podataka kojim je propisano da je obrada zakonita samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjeno najmanje jedno od sljedećega:

(a) ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha;

(b) obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora;

(c) obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade;

(d) obrada je nužna kako bi se zaštitili životno važni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe;

(e) obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade;

(f) obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.

Ako je pravni temelj za obradu osobnih podataka pravna obveza voditelja obrade ili izvršavanje zadaće od javnog interesa/službene ovlasti voditelja obrade, tada ta pravna osnova mora biti utvrđena u pravu Unije ili pravu države članice kojem voditelj obrade podliježe, a tom pravnom osnovom mora biti određena i svrha obrade ili, u pogledu obrade iz stavka 1. točke e), mora biti nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili izvršavanje službene ovlasti voditelja obrade.

Uvidom u nacionalno zakonodavstvo vidljivo je kako Zakon o državnim maticama (NN 96/93, 76/13, 98/19 i 133/2022) propisuje da su državne matice evidencije o osobnim stanjima građana u koje se upisuju činjenice rođenja, sklapanja braka i smrti i drugi podaci o tim činjenicama utvrđeni zakonom.

Prema članku 42. Zakona o državnim maticama o činjenicama upisanim u državne matice izdaju se izvaci iz državnih matica i potvrde kao isprave trajne vrijednosti. U pravnom prometu nije dozvoljeno koristiti ispravu koja ne sadrži posljednje važeće podatke upisane u državnim maticama. Izvaci iz državnih matica sadrže podatke koji su upisani u državne matice do vremena izdavanja izvatka. Potvrde koje se izdaju na temelju državnih matica sadrže posljednje važeće podatke upisane u maticama do dana izdavanja potvrda, koji se iskazuju u pripadajućim rubrikama potvrde. Izvatke i potvrde iz državnih matica izdaje matičar koji je zaprimio zahtjev stranke neovisno o mjestu upisa u državne matice.

Nadalje, člankom 43. Zakona o državnim maticama propisano je kako se izvaci iz državnih matica i potvrde o pojedinim podacima ili o pojedinim činjenicama upisanim u državne matice izdaju na zahtjev osoba koje imaju pravni interes.

Prema gore navedenom te raspoloživim informacijama iz Vašeg upita, a obzirom da se radi o roditelju djeteta te o eventualnom pravnom sporu, ističemo kako bi bilo moguće postojanje pravnog temelja za izdavanjem izvatka iz matice rođenih sukladno gore navedenom propisu.