1. Na što se odnosi termin kontinuirano ponavljanje zadaća?

Službenik između ostalih zadaća ima i dužnost praćenja poštovanja sukladnosti svoje organizacije sa odredbama Opće uredbe te bi trebao pomagati voditelju ili izvršitelju obrade pri praćenju unutarnje usklađenosti s ovom Uredbom.

Napomena: Kako sam izraz  “praćenje” ukazuje, to nije jednokratna, već je kontinuirana odgovornost koju je potrebno periodički ponavljat. 

2. U kojim situacijama je to posebice važno učiniti?

Kontinuirano propitivanje usklađenosti poslovanja sa Općom uredbom posebice je važno provesti ako organizacija promijeni bilo koji postupak obrade osobnih podataka, ili primijeni bilo koje nove.

3. Da li to znači da je Službenik odgovoran za nesukladne radnje?

Ne, ukoliko dođe do otkrivanja nesukladnosti nije službenik taj koji je osobno odgovoran već je voditelj ili izvršiotelj obrade onaj od kojeg se traži da ‘provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurao i mogao dokazati da se obrada provodi u skladu s ovom Uredbom’.

Sukladnost zaštite podataka je korporativna odgovornost voditelja obrade, a ne službenika. 

4. Koje aktivnosti su primjerice uključene u postupak kontinuiranog preispitivanja sukladnosti?

U okviru dijela ovih dužnosti praćenja sukladnosti, slzužbenik može posebice na kontinuiranoj osnovi: 

• prikupiti informacije da bi identificirao aktivnosti obrade,
• analizirati i provjeriti sukladnost aktivnosti obrade, i
• informirati, savjetovati i izdavati preporuke voditelju obrade i izvršitelju obrade

VEZANO ZA UPRAVLJANJE RIZICIMA  u cilju upravljanja rizicima za prava i slobode pojedinaca, rizici moraju biti identificirani, analizirani, procijenjeni, tretirani (npr. ublaženi…), te redovito preispitani.

PREPORUKE:

• službenik mora osigurati da su evidencije aktivnosti obrade ažurni
• kada vaša organizacija planira promjene postupaka obade, provjerite treba li ažurirati evidenciju
• Također bi mogla biti dobra ideja provoditi redovita provjeravanja neovisno o planiranim promjenama kako biste otkrili promjene koje su možda ostale neprimijećene

5. Koji angažman službenika je još potreban kako bi jamčio sukladnost sa Općom uredbom?

Kao dio svojih dužnosti praćenja sukladnosti, službenik bi također trebao osigurati da je uvijek upoznat sa bilo kojim promjenama unutar zakonodavnog i strukturalnog okvira unutar kojeg njegova/njena organizacija posluje kako bi DPO ima mogućnost prepoznati učinak bilo kojih takvih promjena za postupke obrade osobnih podataka njegove/njene organizacije, te može dati prikladan savjet relevantnim osobama u svojoj organizaciji (uključujući vodeće ljude iz uprave, kada je to primjenjivo).